Nueva ley laboral: fichaje digital obligatorio y multas si no cumples estas condiciones

¿Puede un sistema de control horario transformar la cultura laboral de un país? España está a punto de comprobarlo. La nueva ley de registro horario, que entra en vigor este año, supone mucho más que una obligación administrativa: impone un cambio estructural en la forma de gestionar el tiempo de trabajo, tanto en empresas presenciales como en entornos híbridos y remotos.

A partir de ahora, todos los trabajadores deberán registrar su jornada de manera digital. Quedan prohibidos los métodos tradicionales, como hojas de papel, plantillas Excel o fichajes manuales. Solo se admitirán registros realizados mediante plataformas electrónicas, sistemas online o terminales homologados.

Según Yasmina Canalejo, abogada de Legálitas, "el objetivo es garantizar un registro objetivo, fiable y seguro que permita a la Inspección de Trabajo comprobar en tiempo real el cumplimiento de los horarios laborales". También se busca cerrar los resquicios legales que hasta ahora permitían registros imprecisos o manipulables.

Pilar Baltar, socia de RocaJunyent, subraya: "La norma va mucho más allá del simple fichaje: representa un cambio cultural en la manera de entender la gestión del tiempo de trabajo".

Acceso remoto y compatibilidad obligatoria

Uno de los cambios clave es que el sistema de registro debe permitir el acceso inmediato, en remoto, tanto a la Inspección de Trabajo como a los representantes legales de los trabajadores. El incumplimiento se considerará una infracción grave, sancionada con multas que oscilan entre 1.000 y 10.000 euros por trabajador afectado.

Marcelo Dos Reis, CEO de Grupo SPEC, advierte: "Las empresas deberán apostar por plataformas en la nube que garanticen la inalterabilidad y trazabilidad de los datos, adaptándose tanto a entornos presenciales como remotos".

Canalejo matiza: "El acceso remoto no es opcional: debe garantizarse de forma inmediata, sin requisitos adicionales". La integración con los sistemas internos de gestión será fundamental para minimizar riesgos y maximizar eficiencia.

Más allá del inicio y fin: las pausas también cuentan

La nueva normativa exige registrar no solo el inicio y fin de la jornada, sino también las pausas e interrupciones relevantes, diferenciando cuáles computan como tiempo de trabajo efectivo.

Xavier Ayuso, economista y asesor laboral, destaca que esta obligación impactará especialmente en sectores como la construcción, logística o servicios, donde las interrupciones son frecuentes. Muchas empresas deberán revisar protocolos y negociar cambios con la representación sindical para adaptarse sin fricciones.

Desde Grupo SPEC, Dos Reis confirma: "Nuestros clientes demandan cada vez más soluciones que permitan registrar pausas automáticas y justificadas, reflejadas de forma clara en los informes".

Restricciones al fichaje biométrico

Aunque el registro digital es obligatorio, el uso de métodos biométricos (como huellas o reconocimiento facial) estará sujeto a estrictas condiciones de proporcionalidad y necesidad. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) exige evaluaciones de impacto específicas para su implantación.

Pilar Baltar advierte: "El fichaje biométrico sólo debería usarse cuando sea realmente imprescindible y bajo máximas garantías de protección de datos". Canalejo coincide: "Legalmente es válido, pero puede resultar cuestionable desde el punto de vista de la libertad del trabajador". Ayuso recomienda a las empresas evitar estos métodos salvo que exista una sólida justificación técnica y jurídica.

Endurecimiento del régimen sancionador

La nueva ley endurece notablemente el régimen sancionador. Cada incumplimiento en materia de registro será considerado una infracción independiente por trabajador. Es decir, 10 empleados sin registro supondrían 10 sanciones acumuladas.

Las cuantías podrán variar entre 1.000 y 10.000 euros por persona afectada, dependiendo de la gravedad y reincidencia. Ayuso recomienda incorporar esta nueva obligación a los planes de compliance laboral para reducir riesgos futuros.

Además, Canalejo recuerda: en los contratos a tiempo parcial, la ausencia de registro implicará presumir que el trabajador estuvo a jornada completa, lo que podría generar reclamaciones salariales y cotizaciones retroactivas.

Soluciones recomendadas y adaptación tecnológica

Los expertos coinciden: las empresas deben adoptar plataformas digitales homologadas, que permitan fichajes desde dispositivos móviles e integren la gestión de turnos, horarios y ausencias.

Dos Reis sugiere: "No basta con cumplir la normativa: un buen sistema también debe facilitar la autogestión de los empleados y reducir la carga administrativa de Recursos Humanos". En su experiencia, la demanda de soluciones seguras, trazables y fáciles de usar no deja de crecer. Baltar añade: "El cumplimiento legal no debe verse como un obstáculo, sino como una oportunidad para modernizar la organización".

Negociación colectiva: una herramienta clave

La nueva normativa refuerza el papel de la negociación colectiva, permitiendo acordar el sistema de fichaje, el acceso a los datos y los protocolos de uso. Si no hay acuerdo, la empresa podrá imponer el sistema, siempre respetando los principios de objetividad, fiabilidad y protección de datos.

Canalejo insiste: "La negociación puede determinar no sólo el método, sino también las reglas del registro, clave para evitar futuros conflictos laborales". Ayuso recomienda incluir cláusulas claras sobre el tratamiento de datos y la gestión de incidencias en los convenios o acuerdos internos.

Impacto en las pymes

Aunque el cambio puede suponer un reto para las pequeñas y medianas empresas, Baltar destaca que "existen soluciones digitales de bajo coste que cumplen con todos los requisitos legales y evitan riesgos sancionadores".

Ayuso aconseja a las pymes empezar revisando sus sistemas actuales y buscar asesoramiento especializado para implantar el registro de forma gradual y ordenada: "La transición no tiene por qué ser traumática, pero requiere planificación y acompañamiento técnico". Además del cumplimiento, un buen sistema de registro horario puede mejorar la organización interna y facilitar auditorías o certificaciones de calidad.

Una oportunidad para redefinir el trabajo

Más allá de su función de control, el registro horario digital puede convertirse en una herramienta estratégica. Pilar Baltar concluye: "Este cambio ofrece la oportunidad de replantear políticas de conciliación, flexibilidad y cultura organizativa".

En un contexto de debate sobre la jornada de 37,5 horas y el derecho a la desconexión, el control horario no es solo una obligación legal: es también una palanca para avanzar hacia modelos laborales más sostenibles, eficientes y justos.

Puntos clave

• Todas las empresas deben implantar sistemas digitales (no papel, no Excel) que permitan registrar la jornada laboral, incluidas pausas e interrupciones, con acceso remoto en tiempo real para Inspección de Trabajo y representación sindical.
• Cada incumplimiento en materia de registro se considerará una infracción individual por trabajador, con multas que van de 1.000 a 10.000 euros por persona afectada, lo que multiplica el riesgo económico para las empresas.
• El uso de sistemas biométricos (huella, reconocimiento facial) exigirá cumplir estrictas condiciones de necesidad, proporcionalidad y evaluación de impacto en protección de datos, siendo desaconsejado salvo justificación sólida.
• Más allá de cumplir la ley, el registro digital puede ser una herramienta estratégica para mejorar la conciliación, optimizar la gestión de tiempos y fortalecer la cultura organizativa en las empresas.