En el ámbito empresarial, el albarán juega un papel fundamental para acreditar la entrega de productos o la prestación de servicios. Aunque carece de efectos fiscales, su valor legal y organizativo es incuestionable. Este documento garantiza que una transacción se ha llevado a cabo con el consentimiento de ambas partes, lo que lo convierte en una herramienta clave para prevenir malentendidos, impagos o reclamaciones posteriores.
¿Qué es un albarán?
El albarán es un documento mercantil que prueba que una entrega ha sido realizada o un servicio ha sido prestado. No sustituye a la factura, ya que no implica el pago de la operación, pero sí respalda su ejecución.
Suele emitirse en tres copias:
- Una para el vendedor, firmada por el receptor.
- Una para el comprador, que conserva el original.
- Una para el transportista, si aplica.
Este documento libera al proveedor de responsabilidad una vez realizada la entrega y sirve como prueba para exigir el pago si se produce una situación de morosidad.
¿Quién interviene en un albarán?
Tres partes pueden verse implicadas en un albarán:
- El vendedor o prestador del servicio, quien elabora y emite el albarán.
- El comprador o cliente, que debe revisar la mercancía antes de firmar.
- La empresa de transporte, en caso de envíos, que también se apoya en el albarán como comprobante de entrega.
La entrega debe realizarse con tiempo suficiente para que el receptor pueda inspeccionar los productos. Firmar el albarán sin revisar debidamente la mercancía puede suponer la pérdida de derechos para reclamar daños posteriores.
¿Qué pasa si hay desperfectos tras firmar?
- Si el daño lo ha provocado el transporte, la firma del albarán libera a esa empresa de cualquier responsabilidad.
- Si se trata de un fallo de fábrica, el comprador tiene un plazo de 30 días para reclamar, siempre que conserve el albarán.
Por este motivo, es crucial examinar el producto antes de firmar y no dar el visto bueno sin una revisión adecuada.
Tipos de albarán
Existen dos clases principales, según si incluyen o no valores económicos:
Albarán valorado
Contiene información sobre:
- Precio unitario de los productos
- Descuentos aplicados
- IVA y valor total de la transacción
Se utiliza especialmente cuando la factura se emitirá más adelante. Es muy útil para el cliente porque puede conocer los importes antes de recibir la factura final. Aunque el albarán valorado tiene función informativa, no posee efectos fiscales ni tributarios.
Albarán sin valorar
Incluye:
- Descripción de los productos
- Cantidades entregadas
- Sin precios ni valores económicos
Este tipo se usa cuando la factura acompaña la entrega. Es muy común en la logística de almacén porque facilita el control del stock y la trazabilidad de las entregas.
Diferencias entre albarán y factura
- El albarán no es obligatorio legalmente, ni tiene valor fiscal.
- La factura, en cambio, sí lo es: acredita el pago de una transacción y se debe incluir en la contabilidad oficial.
¿Cómo hacer un albarán?
Para elaborar un albarán correctamente, se recomienda seguir estos pasos:
Partir de un presupuesto o pedido previamente aceptado.
Incluir toda la información relevante:
- Número y fecha del albarán
- Datos del comprador (nombre, dirección, CIF/NIF)
- Datos del vendedor
- Descripción de los productos o servicios y cantidades
- Firma del receptor
Actualmente, muchos albaranes se emiten por correo electrónico, lo que permite llevar un mejor seguimiento y reduce el papeleo físico. Además, existen programas de facturación como Quipu que facilitan enormemente esta tarea.
Plazos de pago vinculados al albarán
La legislación establece un plazo máximo de 60 días para pagar después de la recepción de mercancías o servicios, según la Ley 15/2010, de 5 de julio.
Este plazo comienza a contarse desde la firma del albarán, por lo que es importante dejar constancia clara de la fecha de entrega.
Conservación del albarán: ¿por cuánto tiempo?
Tanto si se almacenan en formato papel como digital, los albaranes deben conservarse:
Mínimo 6 años, según el Código de Comercio.
Hasta que prescriba el impuesto afectado, según la Ley General Tributaria.
Las normativas más relevantes que regulan esta obligación son:
- Real Decreto 1619/2012
- Orden EHA/962/2007
- Ley 58/2003 General Tributaria
- Ley 37/1992 del IVA
Conclusión
El albarán es más que un simple papel: es la prueba formal de que una entrega se ha realizado, un escudo legal ante posibles reclamaciones y una herramienta de organización imprescindible en entornos comerciales. Aunque no sustituye a la factura, es su complemento natural, sobre todo en operaciones con múltiples entregas o pagos aplazados.
En un contexto empresarial donde la agilidad, trazabilidad y seguridad documental son fundamentales, dominar el uso del albarán es clave para evitar errores, reclamaciones o conflictos.
Puntos clave
- El albarán certifica la entrega de mercancías o servicios, pero no justifica el pago.
- Existen dos tipos principales: valorado (con precios) y sin valorar (solo con detalles del producto).
- Firmarlo sin revisar correctamente puede eximir de responsabilidad al transportista ante daños.
- Se debe conservar durante al menos 6 años por requerimientos legales y fiscales